Не переснимайте документ, если поставщик уже прислал нормальный файл.
PDF или исходная таблица обычно сохраняют больше деталей, чем снимок экрана. Фотография подходит для бумажной накладной. Выбирайте тот вариант, где полностью видны заголовок, все позиции и итоговые суммы.
Скачайте исходный файл из письма или мессенджера, не делайте скриншоты отдельных страниц.
Снимите весь лист ровно и без бликов. Для нескольких страниц сохраните правильный порядок.
Передавайте исходный файл: структура строк и столбцов полезнее, чем фотография экрана.
01 · Фотография
Хороший снимок — это весь документ, а не идеальная камера
Главное — чтобы строки не обрезались и оставались читаемыми. Сложный фон, тень от телефона и сильный наклон мешают больше, чем обычная офисная камера.
- 01Положите лист ровно
Все четыре края должны быть видны, а строки — идти горизонтально.
- 02Уберите блики и тени
Особенно с колонок количества, цены, НДС и итоговой суммы.
- 03Проверьте резкость
Увеличьте снимок и убедитесь, что мелкие цифры различимы.
- 04Не теряйте страницы
Если накладная многостраничная, отправьте полный комплект по порядку.
02 · PDF
Проверьте не красоту файла, а его полноту
PDF может быть экспортирован из учётной системы или собран из сканов. В обоих случаях перед отправкой пролистайте документ от первой страницы до итогов.
Позиции и общая сумма иногда находятся на разных страницах.
Поворот можно исправить заранее, особенно в PDF из сканера.
Если документ защищён, сохраните доступную копию для обработки.
Не объединяйте в один PDF несколько разных поставок без необходимости.
03 · Excel
Оставьте таблицу похожей на таблицу
Если файл уже содержит строки товаров и отдельные колонки количества и цены, не превращайте его в PDF или изображение. Но перед отправкой уберите очевидные помехи, которые не относятся к накладной.
- Сохраните заголовки колонок. Они помогают понять, где количество, единица, цена и НДС.
- Не удаляйте итоговые строки. По ним проще сверить результат распознавания.
- Не вставляйте фото документа поверх ячеек. Лучше отправить исходную таблицу или фотографию отдельным файлом.
- Проверьте активный лист. Если в книге несколько вкладок, убедитесь, что нужная накладная действительно присутствует.
04 · После распознавания
Черновик нужно сравнить с исходником, а не просто пролистать
Spraŭna собирает в черновик поставщика, позиции, количество, цены, валюту и суммы. Если документ в иностранной валюте, результат пересчитывается в основную валюту учёта и показывается до подтверждения.
Если одна строка распознана неверно, исправьте её в черновике. Не нужно заново пересылать весь документ, когда исходник читаемый, а ошибка локальная.
